Biuro rachunkowe

Wszystkie biura rachunkowe posiadają szablony umowy o świadczeniu usług. To pozwala dostosować wszystkie aspekty do potrzeb klienta oraz nakreślić i zabezpieczyć zasady współpracy. Niejednokrotnie są tą kilkustronicowe dokumenty, które zawierają zdefiniowanie zakresu usług, odpowiedzialności czy określonych terminów. Usługobiorca powinien dokładnie przeczytać takie dokumenty, aby zyskać pewność, że zawarł najlepszą umowę, która da mu satysfakcję i jasne warunki współpracy. Jeśli zależy nam aby wybraćdobre biuro rachunkowe zwróćmy uwagę na jego doświadczenie, specjalizację i dokładny zakres usług.

Elementy umowy o świadczeniu usług księgowych

Poprawna umowa o świadczenie usług księgowych musi zawierać następujące elementy; określenie stron umowy (dane klienta i bura rachunkowego), oświadczenie biura rachunkowego o posiadaniu ubezpieczenia OC odnośnie świadczenia usług - ubezpieczenie może być również dodane jako załącznik do umowy, przedmiot umowy (dokładny zakres usług), czas trwania umowy (obejmujący termin rozpoczęcia i czas obowiązywania), warunki płatności za usługi i cena danych usług (tabele opłat i terminy zapłaty), inne ważne dane.

Dodatkowe kwestie

Każda umowa na księgowość posiadać może dodatkowe elementy, które odnoszą się do danego rodzaju kontraktu. Często załącza się pełnomocnictwa do wykonywania czynności w imieniu klienta. Biuro może zatem reprezentować go w urzędzie skarbowym czy w ZUS-ie, oraz wysyłać elektroniczne deklaracje - formularz UPL-1.

W takiej umowie można wyznaczyć osoby, które będą odpowiedzialne za współpracę pomiędzy usługodawcą i usługobiorcą. Zawrzeć można ponadto sposób przekazywania informacji i kontakt z klientem. Przedsiębiorca nie musi co kilka tygodni stawiać się w biurze rachunkowym - w tym celu warto w umowie zawrzeć zapisy odnośnie odbioru dokumentacji. Opisane powinny być terminy odbioru oraz sposób, w jaki klient tego dokona.

O czym pamiętać czytając umowę na usługi księgowe

Umowa o świadczenie usług księgowych jest bardzo ważna, gdyż od niej zależeć będzie spełnienie wszystkich oczekiwań przedsiębiorcy. Pamiętajmy, że przed podpisaniem umowy trzeba się z nią zapoznać. W razie jakichkolwiek wątpliwości lub nieścisłości w umowie możemy poprosić biuro rachunkowe o pewne zmiany w treści umowy. Powinna ona nam w pełni odpowiadać, aby uniknąć nieporozumień i kłopotów w przyszłości.

Znalezienie fachowego biura rachunkowego nie jest łatwym zadaniem. Na rynku istnieje wiele firm księgowych, jednakże trzeba wybrać najbardziej zaufane biuro, któremu powierzymy kwestie księgowe i finansowe naszej firmy. Przed wyborem warto dokładnie porównać dodatkowe koszty i zakres otrzymywanej pomocy. 

Szukając biura rachunkowego w okolicach Warszawy, warto zapoznać się z ofertą inkubatora Keep Going Group, który w ramach usług pomoże Ci z rejestracją spółki, poprowadzi księgowość, doradzi, a także zapewni dostęp do najlepszych specjalistów z zakresu finansów, prawa, rozwoju startupów, księgowości czy nawet marketingu. 

Więcej:

Kim jest beneficjent rzeczywisty? Kogo dotyczy obowiązek zgłaszania beneficjenta rzeczywistego i na czym polega zasada należytej staranności?

Beneficjent rzeczywisty - definicja

Beneficjent rzeczywisty jest osobą fizyczną, która sprawuje kontrolę nad wnioskodawcą za pomocą posiadanych uprawnień. Wynikają one z okoliczności faktycznych lub prawnych, które dają możliwość wywierania wpływu na wszelkie działania, które podejmuje wnioskodawca. Beneficjentem rzeczywistym jest zatem:

• osoba fizyczna, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą,
• wspólnik spółki osobowej,
• osoba fizyczna, która jest udziałowcem lub akcjonariuszem klienta (z prawem własności większym niż 25% ogólnej liczby udziałów),
• osoba fizyczna, która kontroluje osobę prawną (z prawem własności jak wyżej),
• osoba fizyczna, która zajmuje wyższe stanowisko kierownicze,
• osoba fizyczna kontrolująca klienta.

Kogo dotyczy obowiązek zgłaszania?

Zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) powinien dokonać każdy członek zarządu spółki. Przesłanie zgłoszenia wymaga podania numeru PESEL. CRBR jest systemem, gdzie gromadzone są informacje o beneficjentach rzeczywistych, czyli osobach sprawujących pośrednią lub bezpośrednią kontrolę nad spółką. Wszystkie nowe podmioty muszą podać dane w trakcie siedmiu dni od dnia wpisu do KRS.

Zasada należytej staranności

Bardzo ważnym wymogiem ustawowym odnośnie instytucji zobowiązanych do zgłaszania beneficjentów rzeczywistych jest identyfikacja beneficjentów. Jest to związane z zastosowaniem danych środków bezpieczeństwa finansowego - rejestr ma na celu przeciwdziałać praniu brudnych pieniędzy.

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego, który jest osobą fizyczną odnosi się do ustalenia jego imienia i nazwiska, obywatelstwa, adresu zamieszkania, serii i numeru dokumentu tożsamości oraz numeru PESEL. Identyfikacja beneficjenta, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną bez osobowości prawnej odnosi się do określenia danych podmiotu. Są to między innymi; nazwa firmy, forma organizacyjna, adres siedziby lub adres prowadzenia działalności oraz numer identyfikacyjny NIP. Warto zauważyć, że kwestie identyfikacji określa ustawa AML wprowadzająca definicję należytej staranności. Okazuje się, że dane osób fizycznych znacznie łatwiej jest zidentyfikować niż dane osób prawnych.

Konieczne jest zatem dołożenie należytej staranności podczas procesu identyfikacji. Stosuje się odpowiednie środki weryfikacji odnośnie oceny ryzyka, ustala się strukturę własności, kontrolę danego podmiotu i gromadzi się dane odnośnie celu i charakteru stosunków gospodarczych, które są zawierane przez podmiot analizowany.

Wszystkie osoby i firmy będące według ustawy beneficjentem rzeczywistym, zobowiązane są do zgłoszenia swoich danych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Podczas identyfikacji stosuje się zasadę należytej staranności.